Har du en överblick över vem som har tillgång till vad i din organisation? Delar ni dokument med externa parter? Med Microsoft 365 är du redan säker på att endast specifika personer har tillgång till dokumenten och att obehöriga inte kan hitta sådan information i sökmotorer. Viss information kan dock innehålla känslig information som inte bör delas med andra. Då kanske du vill lägga till en extra säkerhetsnivå ovanpå!
Med Microsoft Purview kan du definiera känslighetsnivån för alla dokument, e-postmeddelanden och områden där information lagras! Det innebär att du kan märka information med olika nivåer och automatiskt kryptera informationen om den är mycket känslig. När du delar information med externa parter kan du ange en tidsgräns för delningen, bestämma om mottagaren kan ladda ner dokumenten eller inte och om de kan delas vidare. Du kan när som helst avbryta delningen utan att den du har delat med har en lokal kopia.
Du aktiverar önskade behörighetsnivåer och vilken typ av information som ska märkas som känslig i en portal. Du kan definiera vem som måste märka informationen och vem som kan hantera detta. Själva märkningen kan göras av varje individ eller av M365 genom definierade regler. Den information som du väljer att kryptera säkerställer en 1:1-kommunikation mellan dig och den person du delar med. Precis som med alla andra dokument i M365 kan ni arbeta samtidigt i ett dokument och se varandras ändringar i realtid, även med krypterade dokument.
Här är ett exempel på några typer av känslighetsnivåer som du kan ange för dokument:
- Öppna. Som idag, vanlig information som inte är känslig. Det kan vara information som kan offentliggöras utan att det skadar organisationen. Exempel på sådan information är årsredovisningar, bolagsordningar, marknadsföringsmaterial, pressmeddelanden, kundinformation och offentliga avtal.
- Internt. Får inte delas med externa parter, men kan delas fritt inom organisationen. Det kan handla om mötesanteckningar, planering av kampanjer och strukturella förändringar eller liknande information som kan skada eller påverka organisationen eller tredje part.
- Skyddad. Kan delas med externa parter, men inte laddas ner. Det kan handla om information som innehåller personuppgifter, intern information om strukturella förändringar eller annat som kan skada organisationen eller tredje part om det hamnar i andra händer än de avsedda.
- Strikt skyddad. Är krypterad. Kan delas med externa parter, men inte laddas ner. Det kan handla om personuppgifter med personnummer, personalärenden, säkerhetsrelaterad information, börskänslig information, riskbedömningar som kan påverka organisationen eller tredje part om de offentliggörs etc.
Detta är bara några exempel på layouter. Det är upp till dig att bestämma vilka nivåer som passar din organisation och att anpassa dem. När du till exempel skriver ett brev i Word kan du välja hur känsligt dokumentet ska vara. Om du använder Outlook kommer meddelandet att flaggas med en känslig nivå om du bifogar ett märkt dokument. Du kan också välja att skicka ett e-postmeddelande som är märkt som känsligt.
Det är enkelt att komma igång. Kontakta oss för att få hjälp från oss eller Microsoft.
Flaggning av känslighetsnivå i Word görs enkelt från verktygsfältet. Du kan också automatiskt flagga dokument.
Om du inte har valt en nivå innan du sparar, får du möjlighet att göra det när du sparar dokumentet.
Exempel på fbeerbarhetsnivå i Outlook.
Mottagaren informeras om att meddelandet är skyddat genom kryptering.
Du måste verifiera att det är du som ska läsa meddelandet.
Om du inte loggarär på med det delat konto kommer du inte att kunna läsa meddelandet!
